Załatwianie spraw urzędowych często kojarzy nam się z długim oczekiwaniem i kolejkami, co generuje nie tylko stres, ale także zmęczenie. Dlatego często ze względu na długi czas oczekiwania wizyta w urzędzie dla wielu z nas jest złem koniecznym. Dlatego, gdy wybieramy się do odpowiedniej placówki, planujemy to co najmniej dzień wcześniej i przygotowujemy się do wizyty -zabieramy ze sobą wszystkie niezbędne dokumenty i sprawdzamy godziny otwarcia, aby pojawić się w urzędzie o dogodnej porze. Rozwiązaniem wszystkich tych problemów jest e-administracja, która umożliwia załatwienie wszelkich spraw urzędowych online. Rozwiązania te niosą ze sobą korzyści nie tylko dla petentów, ale również urzędników, którzy mogą sprawniej obsługiwać interesantów. Docelowo różne instytucje są nie tylko zobowiązane do tworzenia rozwiązań online, umożliwiających obsługę zdalną obywateli, ale zadaniem ich jest dążenie do niemal całkowitej eliminacji tworzących się w urzędach kolejek dzięki tym rozwiązaniom.

Zalety e-administracji dla urzędników

  • Znaczne skrócenie kolejek w urzędach i zredukowanie czasu oczekiwania. Szczególnie w okresie pandemii koronawirusa, gdy specjaliści zalecali pozostanie w domach, wiele urzędów zostało zamkniętych lub znacznie ograniczyło ilość pracowników podczas jednej zmiany. E-administracja pozwoliła na procesowanie spraw urzędowych z jednoczesnych zachowaniem bezpieczeństwa obywateli.
  • Skrócenie czasu realizacji usług – dostarczone do urzędu dokumenty w formie elektronicznej są wstępnie posegregowane i opisane przez petenta. Formularze i wnioski są tak skonstruowane, aby poprowadziły obywatela w przejrzysty sposób przez proces rejestracji, co dotychczas leżało w kompetencji urzędnika.
  • Platformy e-urzędów mają wbudowane moduły, które w przypadku prostych wniosków, rozpatrują je automatycznie i wydają decyzje. To pozwala urzędnikom skupić się na bardziej skomplikowanych sprawach.
  • Decyzja wydana przez urzędnika natychmiast trafia do skrzynki odbiorczej osoby zainteresowanej. Można oczywiście wybrać inne formy kontaktu, jak wiadomość e-mail, powiadomienie listowne czy kontakt telefoniczny.
  • Brak konieczności drukowania dużej ilości dokumentów – wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), czyli możliwość przesyłania poszczególnych pism między urzędami znacząco poprawia komfort pracy, szybkość rozpatrywania wniosków, a także pozwala zrezygnować z ponownego angażowania w załatwienie sprawy petenta.
  • E-administracja wyklucza niepożądane zjawiska i patologie społeczne takie jak np. łapówkarstwo.

Ważne dane na temat e-administracji

  • Według najnowszych danych Głównego Urzędu Statystycznego opublikowanych w 2018 roku aż 96,6 proc. urzędów, samorządów itd. udostępniało swoje usługi przez internet. To ogromny odsetek, który pozwala na dotarcie do znacznej ilości obywateli. Dostęp do e-usług eliminuje wykluczenie informatyczne społeczeństwa i bariery techniczne.
  • Z danych GUS wynika, że 71 proc. jednostek samorządowych korzystało z dostępu do internetu za pomocą stałego łącza w technologii DSL. 70,5 proc. urzędów deklaruje zaś równoległe korzystanie z e-administracji w wersji mobilnej, co pozwala każdemu użytkownikowi smartfona na odwiedzenie witryn powiązanych z urzędami.
  • W największym stopniu udało się zdigitalizować e-usługi w obrębie spraw obywatelskich.
  • Według badania aż 80,5 proc. jednostek administracji publicznej zapewniło swoim pracownikom urządzenia przenośne, pozwalające na mobilne łączenie się z internetem w celach służbowych. To znaczne ułatwienie dla pracowników wyposażonych w sprzęt bardzo dobrej jakości.